みなさんは正しい名刺交換の正しいやり方を知っていますか？
あらゆるトラブル時に上手く対応できているでしょうか？
今回は、普段名刺交換をあまりしない方や新社会人向けの記事です。
年齢を重ねるとともに徐々に聞きにくくなってしまう「ビジネスマナー」自分の行動や言動がマナーとして正しいのか、不安に思う方もいると思います。
そこで今回は、名刺交換時の基本的なマナーや、よくあるトラブル時の解決方法、上手な名刺の保管方法についてお伝えしていきます。
こちらの本を参考にしています。ビジネスマナーについて絵柄付きで非常にわかりやすくまとめてくれています。新社会人やマナーを学びたい方におすすめです。
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名刺交換のしかた
ビジネスマナーの基本編です。初対面で失礼にあたることがないように1つずつ確認して実践していきましょう。
名刺を交換するときの手順
①相手の正面に立ち挨拶をする。
相手の正面に立ち、社名と名前を告げてから、相手から読める向きで名刺を差し出します。名刺交換のタイミングをなかなかつかめない時もありますが、可能な限り先に声をかけて挨拶しましょう。
②名刺を渡す。
両手で名刺を持ち、（相手が名刺入れを持っている場合は）相手が持っている名刺入れの上に自分の名刺を置きます。
③相手の名刺を受け取る。
「ちょうだいいたします」と言い両手で名刺を受け取ります。両手で名刺入れを持ち、その上で受け取りましょう。
名刺交換時のポイント
①相手の正面に立つこと
名刺交換は立っておこなうものです。机を挟むのもNG。相手の正面まで移動してから行いましょう。会議室が狭く、相手の正面に立つのが困難な場合は「机の上からですみません」と一言添えて名刺交換を行います。
②胸の高さで出す
名刺は胸の高さで出すことを意識して行いましょう。下から上方向に差し出すとより丁寧です。同時交換の時を除き、両手で差し出します。
頂いた名刺は絶対に胸より下に下げてはいけません。なぜなら相手を見下しているような印象を与えてしまうからです。名刺は相手の顔です。受け取ってからの行動も注意しましょう。
③挨拶と動作を区切る
名乗りながら渡すのではなく、ひとつひとつの動作を区切りながら行います。お相手に流れ作業と感じさせてはいけません。顔と名前を覚えていただくためにも、まず目を見て丁寧に挨拶しましょう。
④名刺を貰ってもすぐにしまわない。
名刺を頂いてもすぐにしまわず、着席後に机の上（右利きの人は左斜め前、左利きの人は右斜め前）に置きましょう。自分の名刺入れの上に相手の名刺を置くのが基本です。床に落としたり、名刺の上に資料が乗らないように注意しましょう。
複数人いる場合は、顔と名前が一致させるために相手の席順に合わせて名刺を置きます。その際は相手方で最も上の立場の人の名刺を自分の名刺入れの上に置きましょう。その他の人の名刺は、机の上に直接置いておきます。
※テーブルに名刺を並べるスペースがない場合は、一礼して名刺入れにしまいましょう。
同時に名刺を交換するとき
①片手で交換する
同時交換の場合は、片手で名刺を持ちます。右手に自分の名刺、左手に名刺入れを持って交換します。右手で自分の名刺を相手の名刺入れの上に置き、左手で、相手の名刺を受け取ります。手元の名刺に目がいきやすいですが、挨拶するときは相手の目をみて話すことを意識しましょう。
複数人で交換するとき
①目上の人から順番に交換していく
複数人で交換する場合は、役職が高い人から順に交換していきます。こちらが複数のときは、上司が交換したあとに続きましょう。双方が複数の場合は、①上司どうし②自分の上司と他社の部下③自分と他社の上司④部下どうしと続きます。
名刺を受け取った後も役職順に並べます。役職が高い人の名刺が常に一番上に来るように、次に交換した人の名前はその下に差し込みましょう。
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名刺交換時によくあるトラブルについての解決法
①名刺を忘れた場合
名刺交換が必要な場面で忘れてしまったことに気づいた時、どのようにすれば良いのか。対処法をお伝えしていきます。
①解決方法
謝罪した後に名乗りましょう。必要に応じて後日、手紙とともに郵送します。
相手に「たいへん申し訳ございません、ただいま名刺を切らしておりまして」と謝罪しましょう。ビジネスにおいて名刺忘れは手痛いミスですが、誰しも一度は経験するものです。丁寧に謝罪した後、会社名と氏名を名乗ります。
後日、挨拶とお詫びを書いた手紙と名刺を郵送するのがマナーですが、最近は「次回お会いしたときで大丈夫です」と言われることがほとんどです。事前に「名刺を郵送させていただいてもよろしいでしょうか？」と尋ねておきましょう。
②名刺を出し遅れた場合
タイミングを逃してしまい、会議が始まってしまうこともあります。そのような時はいつ渡せば良いのでしょう？
②解決方法
話が一段落ついた際にお渡しする。
トイレ休憩時などを見計らい、挨拶に行きましょう。会議終了時までタイミングがない場合は、退室時前にお渡しします。「ごあいさつが遅くなりました」と一言お詫びをしましょう。
③相手の名前が読めない場合
基本的には名刺を頂く際に、名前を言っていただけますが、名刺だけ受け取った場合や、名前を聞き逃した時はどう対処すればよいでしょうか？
③解決方法
その場ですぐに相手に聞きましょう。
いかなる場合でも、名刺を受け取った段階で相手の名前がわからなかった時はすぐに「申し訳ございません、こちらのお名前は何とお呼びすればよろしいのですか？」と相手に確認しましょう。タイミングを逃すとより聞きづらくなります。会議に集中するためにも、すぐに解消しましょう。
④上司より先に、自分が挨拶をされてしまった場合
マナーとしては上司どうしで挨拶するのが先です。しかし、取引先の方も場合によっては上司がどちらか分からず、先に部下の方へ挨拶に来るとこもあります。その場合の対応方法をお伝えします。
④解決方法
上司をすぐに紹介しよう。
そのまま自分が先に挨拶をすると、上司に対して失礼にあたります。「上司の〇〇でございます」と上司を紹介して先に交換してもらいましょう。もしも、上司が席を外しておりその場にいない場合は、先に交換しても構いませんが、上司が戻られた際には相手方へ紹介しましょう。
相手方が勘違いしないためにも、上司より後ろに立つなど控えめにふるまうよう心がけましょう。
⑤訪問側なのに相手に先に名刺を渡された場合
名刺交換は基本的に訪問した側から行います。しかし慣れない場であると、予想以上にもたつき、相手から先に名刺を渡されてしまうことがあります。その場合はどうしたらいいでしょうか？
⑤解決方法
「恐縮でございます」と気持ちを伝えた上で受け取りましょう。そして「申し遅れまして、たいへん失礼いたしました」と丁重にお詫びをしてから、自分の名刺を渡します。
名刺管理方法のコツ
①相手の情報を名刺に書き込む
※字下手くそでごめんなさい（笑）
相手の印象や話の内容、好きなことなど出来るだけ相手の情報を書き込みましょう。その場で書くのは失礼にあたるので、帰社してから記入します。どんなに優秀な脳を持っていたとしても鉛筆1本には敵いません。相手との関係性を築くためにも、しっかり情報を記載しましょう。
(記入例)会った日付、場所、用件、会話の内容、相手の特徴、趣味や特技など
②分類して保管しよう
名刺は紛失しないよう必ず保管しましょう。職種別、案件別、よく会う人など分類して保管するのがおすすめです。経験を重ねていくほど、いただく名刺の数は増えていきます。必要な時に確認できるよう保管方法を確立していきましょう。
保管方法:ファイリングやケース、デジタルなど
まとめ
今回は名刺交換の基本的なマナーやトラブル時の対応、保管方法についてまとめました。社会人として身に付けておいて損はないものだと思います。相手方に失礼にならないように事前にマナーを覚えて対処できるように準備しておきましょう。
参考文献：西出ひろ子（2024）「ビジネスマナーの基本とコツ」『名刺交換のしかた』80－83
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